10 tips voor het adviesgesprek op afstand

1. Vraag vooraf documenten op

Waar normaliter in een persoonlijke afspraak (een deel van de) documenten worden meegenomen, is het nu verstandig alle benodigde documenten vooraf digitaal op te vragen. Spreek af hoe uw klant deze documenten bij u gaat aanleveren. Zijn ze eenmaal binnen? Bekijk ze dan aandachtig, zo kunt u uw klant nog vragen een ander of beter leesbaar document aan te leveren.
 

2. Worstel door de onwennigheid

Het voeren van adviesgesprekken over de telefoon kan onwennig zijn. Worstel uzelf daar doorheen en test verschillende aanpakken. Dan kan het uw advisering naar een hoger plan brengen. Die onwennigheid kan ook gelden voor uw klanten. Houd daar rekening mee.
 

3. Stem af: videobellen of alleen audio?

Duidelijk hebben via welk kanaal u elkaar spreekt en op welke manier, kan helpen het uiteindelijke gesprek beter te laten verlopen. Mocht videobellen voor uw klant niet wenselijk zijn, overweeg dan voor te stellen dat u zichtbaar bent maar u uw afspraak niet kunt zien.
 

4. Maak efficiënt gebruik van de tijd

Telefonisch overleg duurt in de regel korter en biedt minder ruimte voor koetjes en kalfjes. Er is gewoonweg sprake van wat minder interactie. Gebruik daarom de tijd goed en zorg dat u bijvoorbeeld niet tijdens het bellen de werkgeversverklaring nog moet inzien. Het afstemmen van een lijstje te bespreken punten kan hier zeker aan bijdragen.
 

5. Neem de regie

Meer nog dan in een persoonlijke afspraak wachten mensen op u als adviseur om de touwtjes in handen te nemen. Neem de regie en presenteer uw advies in hapklare brokken. Vermijd stiltes zoveel mogelijk, die kunnen tijdens een telefoongesprek nog vreemder ervaren worden dan normaal.
 

6. Notuleer en leg vast

Tijdens telefoongesprekken kan het lastig zijn te onthouden wat precies gezegd wordt. Leg daarom goed vast welke afspraken gemaakt worden of welke bezwaren op tafel worden gelegd. Dat helpt om het overzicht te bewaken als u meerdere telefoongesprekken op een dag voert. U kunt ook gesprekken opnemen voor eigen gebruik; zorg dan wel dat de andere partij daarover op de hoogte brengt.
 

7. Benut de flexibiliteit

Telefoongesprekken tussen meerdere mensen kunnen overal worden opgezet. Het is daarom wat makkelijker om mensen - koppels in het bijzonder - op hetzelfde moment te spreken. Verken die geboden flexibiliteit en biedt meerdere afspraakmogelijkheden aan. Houd daarbij wel rekening met uw benodigde voorbereidingstijd.
 

8. Nazorg: vat samen en mail

Zorg dat gemaakte afspraken duidelijk zijn voor alle betrokkenen. Dat kan namelijk moeilijker te borgen zijn bij telefoongesprekken. Vat uw notulen samen en mail uw klant met afspraken en andere relevante informatie. Hoe sneller u dat doet na een gesprek, hoe beter.
 

9. Adviesrapport

Een adviesrapport leent zich perfect dit telefonisch te bespreken. Houd ook hier de tijdslijnen kort en neem de regie. Zorg dat uw klant het rapport ook op zijn computerscherm voor zich heeft.
 

10. Weinig afspraken staan? Activeer prospects

Het kan zijn dat afspraken afgezegd worden tot nader orde. Probeer in die vrijgekomen tijd uw klantenbestand zzp’ers, horecapersoneel en andere groepen werknemers te benaderen met de vraag of zij ondersteuning of advies nodig hebben.

Succes met experimenteren!