Tijd winnen met AI? Zo wordt je e-mail slimmer!

Als hypotheekadviseur weet je: tijd is geld. Je bent constant in gesprek met klanten, duikt in dossiers en beantwoordt ook bergen e-mails. Vragen over benodigde documenten, verzoeken om afspraken, updates over rentestanden. Het kost veel tijd om al die mails persoonlijk te beantwoorden.  

Maar wat nu als je die tijd terug kon winnen? Met de kracht van AI maak je van je e-mail een efficiënte machine, zonder in te leveren op klantvriendelijkheid. 

AI: jouw persoonlijke e-mailassistent 

Een AI-assistent in de hand nemen, dat klinkt wellicht angstaanjagend. Maar vrees niet: de robots gaan jouw kantoor (nog) niet overnemen. Kunstmatige intelligentie in je e-mail is veel subtieler en vooral: ontzettend handig.   

Denk aan slimme tools die je helpen met: 

• Direct antwoord op standaardvragen 
  Stel je voor: een klant mailt 's avonds laat met de vraag welke documenten nodig zijn voor een hypotheekaanvraag. Een AI-tool kan die mail herkennen en automatisch een antwoord met alle informatie sturen. Zo is je klant direct geholpen, ook buiten kantooruren! 

• De belangrijkste mails bovenaan 
  Niet alle mails zijn even urgent. AI kan je inbox scannen en de mails met prioriteit bovenaan zetten. Denk aan een mail van een klant die op het punt staat een bod te doen – die wil je natuurlijk direct lezen! 

• Snel een professioneel antwoord schrijven 
  Moeite met het formuleren van een lastige mail? AI kan je helpen met het schrijven van een conceptantwoord. Jij hoeft het alleen nog even na te lezen en aan te passen. Handig toch? 

• Foutloos Nederlands 
  We maken allemaal wel eens een tikfoutje. AI checkt je mails op spelling en grammatica, zodat je altijd professioneel overkomt. 

Aan de slag met AI  

Klinkt dat goed? Het mooie is: AI is makkelijker te gebruiken dan je denkt. Er zijn verschillende tools beschikbaar, van gratis tot betaalde versies. Een paar voorbeelden: 

Chatbots 

Een chatbot is ideaal voor veelgestelde vragen. Er bestaan veel verschillende tools om een chatbot mee te maken, Zapier is een bekende partij waarmee je eenvoudig in een paar stappen een chatbot creëert. 

Je geeft zo’n chatbot allereerst richtlijnen mee om antwoorden te geven op de vragen die het waarschijnlijk zal krijgen. Je kunt ‘m bijvoorbeeld jouw website als bron geven zodat hij vragen kan beantwoorden over adresgegevens, telefoonnummers en openingstijden. Maar een brochure of uitleg over hoe de aanvraag van een hypotheek verloopt en welke documenten daarvoor nodig zijn, werkt ook. Het kunnen jouw eigen bronnen zijn, maar ook bijvoorbeeld informatie van de websites van hypotheekverstrekkers of brancheorganisaties. 

Vervolgens geef je de chatbot instructies mee hoe hij met jouw klanten moet communiceren. Informeel of formeel? Mag het antwoord emoticons bevatten of juist niet? En wat moet hij zeggen als hij het antwoord niet kan vinden?  

Embed de chatbot vervolgens eenvoudig op jouw website zodat jouw klanten 24/7 geholpen kunnen worden. Dat kan een hoop e-mails schelen. 

Slimme e-mailprogramma's 

Wist je dat sommige e-mailprogramma's al AI-functies hebben? Ze kunnen bijvoorbeeld je mails sorteren, antwoorden voorstellen en zelfs complete mails voor je schrijven.  

Een voorbeeld voor iedereen die met de Google-suite of Gmail werkt is de integratie van deze e-mailtool met de AI-assistent van Gemini. Ook Outlook van Microsoft heeft een AI-assistent beschikbaar: Copilot. 

De integratie van AI met jouw e-mailprogramma is erg handig om overzicht te houden van jouw klantcontacten. Vraag de AI om een samenvatting te maken van de gesprekken met een specifieke klant én verzoek om een to-do lijst. Zo ben je altijd op de hoogte van de status van een lopende aanvraag. 

Hoe doe je dat? Door de AI een “prompt” mee te geven, zo wordt de opdracht genoemd die je aan een AI geeft. Hoe nauwkeuriger de prompt, hoe beter de uitkomst. In dit geval zou dat bijvoorbeeld kunnen zijn: 

Verzamel alle e-mails die ik heb ontvangen van of heb gestuurd aan Wim Janssen. Lees de e-mails en geef me een samenvatting van de inhoud in bullet points. In de e-mails worden ook afspraken genoemd. Scan die voor me en maak hiervan een to-do lijst. 

Of gebruik AI om de tekst van een mail te schrijven. Geef in je prompt puntsgewijs aan wat er in de mail moet komen te staan en vraag ‘m om een voorstel voor de tekst te maken. Om een tekst te krijgen die past bij jouw eigen schrijfstijl kun je een AI ook een voorbeeld geven: 

Lees onderstaande email. Dit is mijn schrijfstijl. Schrijf nu een vergelijkbare mail in dezelfde stijl die de onderstaande informatie bevat: [...]  

Jij hoeft vervolgens deze mails alleen nog een keertje te controleren en met een druk op de verzendknop kun je verder. 

Virtuele assistenten 

Siri en Google Assistant kunnen je ook helpen met je e-mail. Denk aan het voorlezen van mails, het versturen van snelle antwoorden en het plannen van afspraken. 

Als je veel onderweg bent, zijn deze virtuele assistenten een uitkomst. Vraag jouw assistent nog even de laatste mail voor te lezen van de klant naar wie je op weg bent: 

Kun je voor mij een email opzoeken? Ik heb Wim Janssen vorige week of de week ervoor enkele documenten gemaild. Hij heeft daarop gereageerd met enkele vragen. Kun je die mail voorlezen? 

Kun je hem het volgende antwoord sturen? [...] 

Zo kom je altijd goed voorbereid op je afspraak aan. 

Klaar voor de toekomst? 

AI is niet meer weg te denken uit onze wereld. Door je nu te verdiepen in AI en te investeren in AI-tools, ben je klaar voor de toekomst en blijf je de concurrentie een stap voor.